KÖZEL EGYMILLIÓ OLDALNYI VÁROSHÁZI DOKUMENTUMOT DIGITALIZÁLTUNK
Digitális formátumban is elérhető a városháza elmúlt tíz évi tevékenységének nagy része. A közigazgatási eljárások digitalizációja című pályázat keretében az elmúlt három hónap során ugyanis 918.743 ezer oldalnyi dokumentumot sikerült a fizikai archívumból a digitális irattárba is áthelyezni.
„Nem állunk meg itt!” – hangsúlyozta Korodi Attila polgármester azon a sajtótájékoztatón, amelyet a nagyközönség előtt egyébként zárt városházi irattárban tartott. Mint kifejtette, olyan program kivitelezésének a végén tart az intézmény, amelynek a végeredménye, hogy a városlakóknak bármilyen digitális eszközzel lehetőségük nyílik az ügyintézésre. E rendszer mögé pedig komplex eljárásrendet és digitális adatbázist kell felépíteni.
A dokumentumok digitalizálásnak egy részét külsős szakcég, a SRGM Garanții Mobiliare Kft. végezte, amely 2023. augusztus 16. és október 23. között összesen 586.742 oldalt szkennelt be, főként nagyobb méretű (A0, A1, A2, A3-as) dokumentumokat, indexálva és metaadatokkal látva el azokat, a könnyebb kereshetőség érdekében.
Emellett a városháza munkatársai is részt vállaltak a retrodigitalizációs folyamatban, összesen 323.001 oldalnyi dokumentumok digitalizálva. Munkájukat a pályázat során beszerzett eszközök (két asztali számítógép, egy nagy sebességű színes szkenner és egy nagyméretű szkenner) segítették.
A digitalizált dokumentumok széles skálát födnek le: a teljesség igénye nélkül 2013–2022 közötti határozatok, polgármesteri rendeletek, építkezési engedélyek, urbanisztikai bizonylatok, közpénzügyi, könyvelési dokumentumok, projektekhez, beruházásokhoz tartozó dokumentációk kerültek a digitális adatbázisba – mondta Wohlfart Rudolf főjegyző.
Mint ismeretes, az Adminisztratív Kapacitás Operatív Program által az Európai Szociális Alap részfinanszírozásával megvalósuló A közigazgatási eljárások digitalizációja című pályázat keretében megtörtént az ISO 9001:2015 minőségirányítási rendszer bevezetése és a tanúsítvány megszerzése, megvalósult a fizikai archívum egy részének a digitalizálása, valamint az integrált információs rendszer.
A közeljövőben tervezünk kilépni szolgáltatásaink egy meghatározott részével az online térbe, és bevezetni a digitális ügyfélszolgálati rendszerünket. Ez azonban egy fontos belső átalakulási és tanulási folyamatot feltételez – összegzett a polgármester.